Hoe gaat het organiseren van een trainingsweekend in zijn werk?

Oktober 2021

Terwijl het geleidehondenweekend van 2021 nog in volle gang is worden de eerste stappen gezet voor het weekend van 2022. Gezien de ervaringen die we hebben opgedaan met het hotel Bosgoed, dat ingesteld is op groepen met een beperking, is al een voorreservering gedaan voor het volgende geleidehondenweekend.  Nu is het noodzakelijk om de financiën op orde te krijgen.

November 2021

De kosten van het geleidehondenweekend 2021 worden voldaan en het verslag kan gemaakt worden. Ook dit jaar is het weer gelukt binnen de begroting te blijven.

December 2021

De financiële eindverantwoording van 2021 is afgerond en deze hebben we samen met een uitgebreid verslag aan de fondsen gestuurd.

De eindverantwoording is goedgekeurd door de fondsen, en daarmee is het geleidehondenweekend van 2021 succesvol afgerond. Op naar het volgende weekend!

Januari 2022

De activiteitencommissie pakt het draaiboek voor het geleidehondenweekend weer op. Primaire taak is het aanschrijven van de fondsen die het fundament vormen van het weekend. Door de fondsen worden de kosten gedragen van het verblijf in het hotel en de kosten van de workshops. Bij de aanvraag hoort een goed onderbouwd begrotingsvoorstel te liggen. Dit betekent dat in dit stadium al een keuze in de workshops gemaakt moet worden en daarbij een inschatting van de kosten. Leidraad zijn de ervaringen opgedaan over de gehouden workshops van de voorgaande geleidehondenweekenden.

Februari

De fondsen die ons jaarlijks ondersteunen worden aangeschreven om subsidie voor het geleidehondenweekend aan te vragen. Bij de aanvraag wordt een voorlopige begroting gevoegd en een (voorlopig) programma van de workshops. Nu is het wachten op de toezegging van de subsidie en de hoogte hiervan.
Omdat ook de fondsen een terugloop in donaties ondervinden zal dit invloed hebben op de hoogte van de subsidie. Een uitdaging is het om een sluitende begroting te krijgen vooral omdat 2 stichtingen zijn gefuseerd en de subsidie onzeker is.

Maart

De eerste toezeggingen vanuit de fondsen komen binnen en deze subsidies zijn gelijk aan vorig jaar. Zoals verwacht is de begroting helaas nog niet sluitend door de fusie tussen de 2 stichtingen. Dat wordt zoeken naar alternatieve fondsen om de eigen bijdrage niet fors te laten stijgen.

Goed nieuws!

Het Oogfonds heeft een mooie toezegging gedaan. Daarmee komt een sluitende begroting een stapje dichterbij.
Het Oogfonds wil in de communicatie vermeld worden en we besluiten om alle sponsoren op een banner te zetten en die zichtbaar te maken tijdens het geleidehondenweekend.

April

Nu de begroting rond is kan het tijdspad voor de aanmelding worden gemaakt. Door de afdeling communicatie is een portal opgezet waarin aanmelding, belangrijke informatie zoals voorkeur voor de workshops, dieetwensen en medische informatie over de hond en de eigen bijdrage gelijktijdig werd verzameld. Het uitzoeken van de betalingen is door dit portal niet meer nodig. Uiteraard is er veel overleg geweest en is de aanmeldprocedure intensief getest. Hulde aan het team van de Oogvereniging die dit op korte termijn heeft gerealiseerd!

De vaste vrijwilligers voor dit weekend worden gevraagd weer beschikbaar te zijn. Gelukkig komen ze opnieuw de deelnemers bij te staan.

Mei

Het overleg van de activiteitencommissie wordt geïntensiveerd. De opties op de workshops worden definitief vastgelegd waarbij onderhandelen over de kosten een belangrijk onderdeel is. Daarnaast wordt driftig gezocht naar workshops die nog niet ingevuld zijn. Het weekend begint vorm te krijgen.

Juni

De aanmelding start op 22 juni via de website. Net als vorige jaren  zijn de beschikbare plaatsen heel snel volgeboekt.
De eerste kinderziektes van deze aanmeldprocedure zijn ontdekt en nemen we mee naar de evaluatie voor verbetering.

We realiseren ons dat er altijd klachten zullen zijn over de beschikbaarheid, maar de portal is een verbetering in de aanmeldingsprocedure.

Juli

In deze maand geen rust tijdens een vakantie voor de commissieleden. De periode van ‘Lullen voor spullen’ breekt aan. We willen graag een leuke attentie aanbieden aan de deelnemers en de honden. Daarvoor wordt door ons koortsachtig bij de middenstand aangeklopt voor een bijdrage.
Dit jaar hebben we hele leuke bijdrages mogen ontvangen, zoals handdoeken, voor natte honden, water voor de wandelingen, shampoo voor de mannelijke en vrouwelijke deelnemers, koeken als versnapering tijdens de wandelingen, prijsjes voor bijvoorbeeld de escaperoom. Superleuk was het initiatief van een supermarkt om de bekende inzameling van statiegeldbonnen gedurende een bepaalde periode te doneren voor ons geleidenhondenweekend. Dit gaf financiële armslag om kleine attenties toe te voegen aan de goodiebags en voor extra’s.

Augustus

Nu de deelnemers en de vrijwilligers bekend zijn starten we met het maken van de kamerindeling, workshopindeling en het definitieve programma.
Waar belangrijke informatie ontbreekt worden de deelnemers gevraagd dit aan te vullen. Daarmee is hun deelname bevestigd. Ook het draaiboek voor het weekend maken we definitief en het hotel krijgt de benodigde informatie zoals de kamerindeling en de dieetwensen.

• Lijsten worden gemaakt voor het verlenen van toestemming voor het maken van foto’s van de deelnemers.
• De banner van de sponsors,
• Badges voor de deelnemers en lijsten voor het bijhouden van de versnaperingen worden gemaakt. Ook de afspraken en belangrijke hotel-informatie bij de start van het weekend worden vastgelegd. Deze maand is weer veel overleg nodig voor de laatste acties. De dag-vrijwilligers voor de workshops zijn benaderd en afspraken zijn vastgelegd.
  De beloofde artikelen voor de goodiebags zijn verzameld en zo nodig opgehaald bij de bedrijven. De bekende ‘laatste loodjes’ gelden deze maand ook voor de activiteitencommissie!

Oktober 2022

De laatste dagen voor 7 oktober zijn gevuld met het controleren van het draaiboek en de benodigde spullen. Ook checken we elke dag de weersverwachtingen en pakken onze eigen bagage in. Vol verwachting kijken we uit naar de start van het trainingsweekend!